Met MS Outlook kan u een back-up maken van uw contactpersonen. Hoe u dat doet, leest u in deze tip.
U heeft ongetwijfeld al een uitgebreide lijst met contactpersonen verzameld, maar wat als het noodlot toeslaat? Juist ja! De kans bestaat dat u al uw contactpersonen kwijt raakt. Tenzij u natuurlijk zo slim bent geweest om een back-up van uw lijst met contactpersonen te maken. Hebt u dit nog niet gedaan? Doe het dan nu! Deze tip zal u zeker kunnen helpen.
Hoe een back-up maken van uw contactpersonen met MS Outlook?
- Open Outlook.
- Klik op Bestand.
- Klik op Opties
- Selecteer in de linker kolom: Geavanceerd.
- Onder de rubriek Exporteren klikt u op de knop Exporteren.
- Bij het volgende dialoogvenster selecteert u: Naar bestand exporteren.
- Klik op Volgende.
- Selecteer: Door komma's gescheiden waarden (meest gebruikelijke optie).
- Klik op Volgende.
- Bij de volgende stap bent u best even aandachtig.
Hebt u meerdere accounts geconfigureerd in Outlook, zorg er dan voor dat u de contactpersonen voor het juiste account kiest. Het is niet mogelijk om alle contactpersonen voor alle accounts in één keer te exporteren (tenzij u in voorgaande stap naar een .pst bestand gekozen had, maar dan maakt u een back-up van de volledige data van Outlook).
- Selecteer contactpersonen (of contacts) onder het account waarvan u een back-up wenst.
- Klik op Volgende.
- Geef de back-up een toepasselijke naam (belangrijk zodat u later weet bij welk account de contactpersonen horen).
- Klik op Bladeren zodat u zelfs de locatie kan bepalen waar de back-up van uw contactpersonen wordt opgeslagen.
- Navigeer in Windows Verkenner naar de gewenste locatie en klik op OK.
- U komt weer in het dialoogvenster zoals hierboven terecht, met dat verschil dat u nu de locatie ziet verschijnen waar u eerder een naam had ingevuld.
- Klik op Volgende.
Bij de volgende stap kan u eventueel nog gegevens weglaten. Klik op aangepaste velden toewijzen en geef aan wat u wel of niet wil opslaan (lees de informatie die we in het geel hebben gemarkeerd). Indien geen aanpassingen wenst door te voeren kan u deze stap gerust overslaan.
- Een klik op Voltooien en u bent klaar.
Nota: U begrijpt dat u de back-up van uw contactpersonen best opslaat naar een veilige locatie (USB - Externe HD - Cloud).
Het back-up bestand van uw contactpersonen heeft een CSV extensie. Belangrijk om te weten als u het ooit weer wil importeren zoals u zal merken hieronder.
Hoe een back-up van uw contactpersonen importeren met MS Outlook?
In de vorige stap hebt u succesvol een CSV bestand aangemaakt en opgeslagen. Dit bestand bevat uw contactpersonen en bijhorende gegevens. Nu wil u natuurlijk graag weten hoe u later eventueel deze back-up weer importeert. Wel, de werkwijze is nagenoeg identiek.
- Open MS Outlook en vervolgens de opties (Bestand>Opties)
- Selecteer Geavanceerd in de linker kolom en op Exporteren (net zoals u dat deed bij het maken van de back-up).
- Bij de volgende stap echter, selecteert u: Gegevens uit een ander programma of bestand importeren.
- Bij de volgende stap, kiest u voor: Door komma's gescheiden waarden.
- Na een klik op Volgende, kiest u of u al dan niet het maken van duplicaten wil toestaan.
- Selecteer vervolgens contactpersonen (doelmap) uit de lijst. U kan eventueel ook de contactpersonen importeren onder een ander account!
- Vervolgens kan u opnieuw de aangepaste velden aanpassen (indien u niet alle gegevens wil importeren).
- Mogelijk moet u ook even in Windows Verkenner navigeren naar de locatie waar u de back-up eerder had opgeslagen (afhankelijk van MS Outlook versie).
- Klik op Voltooien en enkele ogenblikken bent u klaar.
Succes.
