Excel IconGegevensvalidatie is een functie binnen Excel waarmee u de invoer aan een werkblad (of ander project) kan beïnvloeden. Tot zover de theorie, maar hoe gebruikt u (of werkt) gegevensvalidatie in de praktijk?

Excel: Wat is gegevensvalidatie?

Het kan gebeuren dat u, bijvoorbeeld voor uw hobby of werk, een Excel-document moet rondsturen waarin de deelnemers (of leden) zelf data moeten invullen. Nu weet u net zo goed als wij, dat niet iedereen deze taak even serieus neemt of er voldoende tijd voor heeft. Het gevolg laat zich raden. Op het eind komt het document terug bij u terecht met daarin resultaten die totaal niet binnen het beoogde bereik vallen. Hoe komt dat? Wel, omdat er paljassen tussen zaten die (al dan niet bewust) verkeerde data hebben ingevuld. We verduidelijken even met een voorbeeld.

U bent aan het werk aan een document waarbij al je collega's hun geboortedatum moeten invullen. U weet dat al je collega's ergens tussen de 18 en 67 jaar oud zijn. Dus u weet dat de resultaten altijd tussen de 18 en 67 moeten liggen. Blijkt op het eind van de rit dat u collega's hebt van bijna 1000 jaar oud . U begrijpt dat dit niet kan, maar wellicht heeft er iemand een typfout gemaakt en bijvoorbeeld 1075 als geboortejaar ingevuld in plaats van 1975. U had dus extra werk kunnen voorkomen door de functie gegevensvalidatie te gebruiken.

Excel: Hoe gegevensvalidatie gebruiken?

Om te beginnen opent u het betreffende document.

  1. Vervolgens selecteert u de cellen waarin de 'deelnemers' hun data mogen invoeren.
  2. Selecteer het tabblad: Gegevens.
  3. Klik in het lint op: Gegevensvalidatie.
  4. In het menu dat openklapt, kiest u opnieuw voor gegevensvalidatie.

Gegevensvalidatie Excel 1

  • In het (kleine) dialoogvenster dat opent kan u dan beginnen met de instellingen (selecteer het gelijknamige tabblad) van de gegevensvalidatie. Onder het vak Toestaan kan u kiezen (uitklapmenu) wat u verwacht dat de deelnemers invullen. Dit kan een getal, decimaal, datum, lijst enzoverder zijn.
  • Onder Gegeven kan u dan weer aangeven of de data gelijk aan, tussen, groter of kleiner moeten zijn aan bepaalde waarden.
  • Tot slot kan u de instellingen verfijnen, afhankelijk van wat u gekozen hebt onder: Toestaan. Hebt u bijvoorbeeld gekozen voor Datum, kan u een begin- en einddatum instellen.

Gegevensvalidatie Excel 2

Om het voor de deelnemers nog eenvoudiger te maken, kan u nog een invoerbericht toevoegen. Een invoerbericht is een boodschap dat verschijnt van zodra iemand een cel selecteert (indien aangevinkt).

  • Selecteer het tabblad invoerbericht en vul een titel en de boodschap in.

Gegevensvalidatie Excel 3

Verder kan u zelf nog een foutmelding opmaken.

  • Deze foutmelding zal verschijnen van zodra een 'deelnemer' data invoert die niet overeenstemt met het door u opgegeven bereik. U kan bij de stijl kiezen tussen Stop, Waarschuwing of Info.
  • Verder hoeft u enkel nog maar een titel en een boodschap in te vullen. Uiteraard doet u er best aan om in deze boodschap te vertellen wat u verwacht dat de personen invullen of hoe ze dat moeten doen.

Gegevensvalidatie Excel 4

Als u alles goed hebt gedaan, kan u bij wijze van test zelf eens foute data invoeren. Het resultaat ziet u in onderstaan schermafdruk al is dat natuurlijk afhankelijk van je stijl, titel en bericht.

Gegevensvalidatie Excel 5

Succes!