Excel biedt een aantal functies waardoor u het kan gebruiken als invulformulier. Best handig, maar u begrijpt dat als u instructies moet toevoegen van wat men waar moet invullen in de spreadsheet, het al snel een rommeltje wordt met de kans dat u niet de gewenste data verzameld. Een eenvoudigere manier om er zeker van te zijn dat u de juiste gegevens krijgt, is het toevoegen van limieten en beperkingen aan een cel. Alle gegevens of waarden die buiten de limiet vallen zullen worden geweigerd. Hoe u dat doet, leest u in deze tip.
Excel: Hoe een tekenlimiet (aantal karakters) instellen voor een cel?
U kunt een tekenlimiet instellen voor cellen in Excel. Deze limiet werkt zo dat de ingevoerde waarde een minimum aantal tekens lang is, of niet langer dan een bepaald aantal tekens. Handig als gebruikers bijvoorbeeld een telefoonnummer, postcode, of iets dergelijks moet invoeren.
- Open het Excel-bestand waaraan u een tekenlimiet wilt toevoegen.
- Selecteer de cellen/kolommen/pijlen waaraan de limiet wordt toegevoegd.
- Ga naar het tabblad: Gegevens.
- Klik op de knop 'Gegevensvalidatie' in het lint.
- In het nieuwe dialoogvenster selecteert u het tabblad: Instellingen.
- Onder het vak Toestaan kiest u vervolgens 'Tekstlengte' in het dropdown menu.
- Om het aantal tekens of karakters te beperken, selecteert 'Kleiner dan of gelijk aan'.
- Om de maximale waarde in te stellen, voert u een waarde in het veld 'Maximum' in.
- Bevestig met een klik op: Ok.
Beperkingen instellen voor een cel (of cellen) is 1 ding, maar mensen die het moeten invullen zien dat natuurlijk niet. Gelukkig kan u zelf een handje helpen door bijvoorbeeld een zogenaamde tooltip toe te voegen.
- Selecteer de cellen/kolommen/pijlen met de tekenlimiet.
- Selecteer het tabblad: Gegevens.
- Klik in het lint op: Gegevensvalidatie.
- Selecteer het tabblad: Invoerbericht.
- Vink de optie 'Invoerbericht tonen wanneer cel is geselecteerd' aan.
- Voer in het titelveld een onderwerp in voor de tooltip.
- Voer een bericht in het veld 'Invoerbericht' in.
- Bevestig met: OK.
Uiteraard kan u ook een foutmelding lasten verschijnen wanneer een gebruiker een waarde invoert die niet voldoet aan de limieten van de cel. Helaas is de standaard foutmelding nogal vaag waardoor de gebruiker niet weet waarom de waarde niet is toegelaten. Ook dat kan u aanpassen zodat de gebruiker weet wat er mis is, mocht de informatie in de tooltip niet volstaan (of indien u niet wenst te werken met tooltips)
- Selecteer de cel/kolom/pijlen met de karakterlimiet.
- Ga naar het tabblad: Gegevens.
- Klik op: Gegevensvalidatie.
- Selecteer het tabblad: Foutmelding.
- Vink de optie 'Foutwaarschuwing weergeven na het invoeren van ongeldige gegevens' aan.
- Voer een titel voor de waarschuwing in het veld 'Titel' in.
- Voer een bericht in dat de gebruiker vertelt wat voor soort gegevens hij moet invoeren in het veld Foutmelding.
Succes!
